Mẫu email

Mẫu email là bản thiết kế dùng để gửi cho khách mời: thư mời, nhắc nhở trước sự kiện, xác nhận đăng ký, thư cảm ơn sau sự kiện, hoặc bất kỳ email tùy chỉnh nào bạn muốn. Hệ thống cung cấp một trình soạn thảo kéo-thả trực quan — bạn không cần biết thiết kế hay viết mã — chỉ cần chọn một mẫu khởi điểm, thay đổi chữ và hình, rồi lưu.

Nhắc nhở trước sự kiệnCách lên lịch gửi email nhắc nhở tự động dựa trên các mẫu này.

Email sau sự kiệnGửi thư cảm ơn và thông báo sau khi sự kiện kết thúc.

Năm loại mẫu email

Khi tạo hoặc sửa một mẫu, bạn chọn loại của nó. Loại mẫu giúp hệ thống biết được mẫu dùng ở giai đoạn nào và sắp xếp danh sách cho dễ quản lý.

Loại mẫu	Khi nào dùng
Thư mời	Lời mời chính thức gửi tới khách, kèm mã QR và vé điện tử.
Nhắc nhở	Nhắc khách trước khi sự kiện diễn ra (ví dụ 1 ngày, 2 giờ trước).
Xác nhận	Xác nhận ngay khi khách đăng ký hoặc được cấp vé.
Tùy chỉnh	Bất kỳ email riêng nào bạn muốn tự soạn.
Sau sự kiện	Thư cảm ơn, thông báo tổng kết, hoặc nội dung gửi sau khi kết thúc.

Mở trình soạn thảo mẫu email

Đăng nhập vào CMS tại app.qrs.com.vn.
Vào mục Sự kiện, chọn sự kiện bạn muốn soạn email.
Vào trang Mẫu email (nằm trong phần Thiết kế hoặc Email của sự kiện).
Chọn Tạo mẫu mới để bắt đầu từ đầu, hoặc nhấn vào một mẫu có sẵn để chỉnh sửa.

Khi bạn tạo mẫu mới lần đầu, một cửa sổ Chọn mẫu khởi điểm sẽ hiện ra với các thiết kế sẵn ngàng (Thư mời, Nhắc nhở, Xác nhận). Bạn có thể:

Chọn một mẫu sẵn và bấm Dùng mẫu này để bắt đầu nhanh, hoặc
Bấm Bắt đầu từ đầu để tự bố trí toàn bộ nội dung.

Các thành phần chính của màn hình soạn thảo

Màn hình soạn thảo có ba khu vực:

Thanh trên cùng — chứa tên mẫu, mô tả ngắn, nút Mẫu (để đổi sang một thiết kế sẵn), nút Lưu, và một bộ đếm cho biết bản nháp đã được tự động lưu.
Bảng thuộc tính — mở bằng nút Thuộc tính: tiêu đề email, thông tin người gửi, địa chỉ trả lời và văn bản xem trước (xem chi tiết bên dưới).
Vùng kéo-thả — khoảng trắng ở giữa, nơi bạn thêm và sắp xếp các khối nội dung (xem ngay bên dưới).

Khối nội dung

Bản email được ghép lại từ nhiều khối — mỗi khối là một thành phần như đoạn chữ, hình ảnh, nút bấm, mã QR, hay dòng phân cách. Bạn thao tác bằng cách:

Kéo một khối từ thanh công cụ bên trái vào email.
Nhấp vào khối để sửa nội dung, màu sắc, cỡ chữ, liên kết.
Kéo thả để đổi vị trí các khối.
Xoá khối bằng nút xoá trên khối đó.

Bảng thuộc tính email

Nhấn Thuộc tính trên thanh trên cùng để mở bảng cài đặt chung của email.

Tiêu đề email

Là dòng chủ đề (subject) hiện ở hộp thư khách. Hãy viết ngắn gọn và rõ ràng, ví dụ: “Thư mời tham dự Đêm Gala 2026”. Bạn có thể chèn trường thông tin tự điền vào tiêu đề, ví dụ thêm tên khách để tăng tỷ lệ mở.

Thông tin người gửi

Tên người gửi — tên hiển thị trong hộp thư khách (ví dụ: “Ban tổ chức Đêm Gala”). Để trống nếu muốn dùng tên mặc định của hệ thống.
Email người gửi — địa chỉ xuất hiện ở phần “từ”. Để trống để dùng địa chỉ mặc định.
Trả lời tới — khi khách bấm “Trả lời”, thư sẽ được gửi về địa chỉ này. Để trống nếu muốn dùng mặc định.

Văn bản xem trước

Là dòng chữ ngắn (tối đa 150 ký tự) xuất hiện ngay sau tiêu đề trong hộp thư — phần này giúp khách quyết định có mở email hay không. Ví dụ: “Mã QR của bạn nằm trong email này — hãy mang theo khi đến cửa.”

Trường thông tin tự điền

Trường thông tin tự điền (merge field) là chỗ đặt trước để hệ thống tự điền thông tin thật của từng khách khi gửi email. Ví dụ: bạn chèn tên khách vào câu chào, thì mỗi khách nhận được email sẽ thấy tên của chính mình.

Trong trình soạn thảo, các trường này nằm trong hai nhóm:

Nhóm Khách mời

Trường	Thay bằng
Tên khách	Họ tên đầy đủ của khách.
Email khách	Địa chỉ email khách nhận thư.
Hạng vé	Tên hạng vé khách đang giữ (ví dụ VIP, Thường).
Hình mã QR	Hình mã QR cá nhân của khách để check-in.
Đường dẫn check-in	Liên kết trực tiếp tới thao tác check-in của khách.
Đường dẫn vé điện tử	Liên kết xem vé điện tử của khách.
Đường dẫn đăng ký	Liên kết tới trang đăng ký sự kiện.
Hình vé điện tử	Hình ảnh vé điện tử của khách.

Nhóm Sự kiện

Trường	Thay bằng
Tên sự kiện	Tên sự kiện mà bạn đã đặt.
Giờ bắt đầu	Thời gian bắt đầu sự kiện.
Giờ kết thúc	Thời gian kết thúc sự kiện.
Địa điểm	Tên địa điểm tổ chức.
Địa chỉ địa điểm	Địa chỉ chi tiết của địa điểm.

Gán mẫu theo hạng vé

Bạn có thể tùy biến nội dung email cho từng nhóm khách bằng cách tạo nhiều mẫu khác nhau rồi gán cho từng hạng vé (ví dụ: thư mời sang trọng riêng cho hạng VIP, thư mời tiêu chuẩn cho hạng Thường). Khi hệ thống gửi email, nó sẽ tự động chọn mẫu tương ứng với hạng vé của khách.

Cách gán:

Mở trang Mẫu email của sự kiện.
Tại mẫu bạn muốn gán, chọn hạng vé tương ứng trong phần gán mẫu.
Lưu lại. Lần gửi tiếp theo, khách ở hạng vé đó sẽ nhận được mẫu này.

Nếu một hạng vé chưa được gán mẫu riêng, hệ thống dùng mẫu mặc định của loại email đó.

Tự động lưu bản nháp

Trình soạn thảo tự động lưu bản nháp khi bạn đang soạn. Bạn sẽ thấy dòng “Đã lưu nháp” hiện ngắn trên thanh trên cùng sau mỗi lần hệ thống lưu.

Bản nháp được lưu ngay trên trình duyệt bạn đang dùng, nên hãy tiếp tục trên cùng một máy nếu bạn định quay lại sau.
Khi bạn mở lại một mẫu đang có bản nháp chưa lưu, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn Khôi phục bản nháp đó hay Bỏ qua và bắt đầu lại.
Sau khi bạn bấm Lưu, bản nháp sẽ được xoá và nội dung chính thức được lưu vào hệ thống.

Lưu và phát hành mẫu

Đặt tên mẫu ở ô tên trên thanh trên cùng (bắt buộc).
Chọn loại mẫu phù hợp (Thư mời, Nhắc nhở, Xác nhận, Tùy chỉnh, hoặc Sau sự kiện).
Kiểm tra lại thuộc tính email: tiêu đề, người gửi, văn bản xem trước.
Nhấn Lưu. Hệ thống sẽ báo “Cập nhật mẫu thành công” (hoặc “Tạo mẫu thành công” với mẫu mới).

Sau khi lưu, mẫu sẵn sàng để dùng trong các quy trình gửi email tự động — xem Nhắc nhở trước sự kiện và Email sau sự kiện.

Các bước tiếp theo

Nhắc nhở trước sự kiệnLên lịch gửi email nhắc khách tự động trước khi sự kiện bắt đầu.

Email sau sự kiệnSoạn và gửi thư cảm ơn, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc.

0898.678.646 Zalo contact@qrs.com.vn

Liên hệ