Tạo và cấu hình sự kiện

Bước đầu tiên để dùng tính năng Check-in Sự kiện là tạo sự kiện và thiết lập các quy tắc vào cửa. Toàn bộ thao tác thực hiện trên CMS tại app.qrs.com.vn dành cho ban tổ chức.

Tạo sự kiện mới

1. Đăng nhập vào CMS tại app.qrs.com.vn.
2. Vào mục Sự kiện và chọn Tạo sự kiện mới.
3. Nhập các thông tin cơ bản: tên sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm và mô tả.
4. Lưu để chuyển sang phần cấu hình check-in.

Cấu hình khung giờ check-in

Hệ thống hỗ trợ hai chế độ khung giờ. Bạn chọn một trong hai tuỳ theo hình thức sự kiện.

Chế độ 1: Khung giờ cố định

Dùng cho sự kiện một ngày hoặc có một khoảng thời gian mở cửa liên tục.

• Giờ bắt đầu check-in — thời điểm cửa mở bắt đầu quét vé.
• Giờ kết thúc check-in — thời điểm đóng cửa, sau đó hệ thống báo “hết giờ” và không cho khách vào.

Ví dụ: sự kiện diễn ra từ 18:00 đến 22:00, bạn đặt giờ bắt đầu 17:30 và giờ kết thúc 19:30 để khách đến đúng giờ.

Chế độ 2: Lịch theo ngày (sự kiện nhiều ngày)

Dùng cho sự kiện kéo dài nhiều ngày, mỗi ngày có khung giờ riêng. Lịch check-in theo ngày gồm:

• Danh sách các ngày được bật — chỉ những ngày được chọn mới cho phép check-in.
• Khung giờ check-in riêng cho từng ngày (giờ bắt đầu / giờ kết thúc).

Khi nhân viên quét vé, hệ thống kiểm tra xem hôm nay có trong danh sách ngày được bật hay không. Nếu không, máy quét sẽ báo “Hôm nay không mở” (xem trang Trạng thái quét vé).

Mẹo

Sử dụng lịch theo ngày cho hội nghị nhiều phiên, lễ hội âm nhạc nhiều ngày, hoặc sự kiện có nhiều suất diễn riêng biệt.

Bật/tắt từng ngày và chế độ cả ngày

Mỗi ngày trong khoảng thời gian sự kiện đều có một công tắc riêng, nên bạn có thể bật hoặc tắt từng ngày độc lập — ví dụ mở cửa Thứ Sáu và Thứ Bảy nhưng đóng cửa Chủ Nhật. Số ngày đang bật (ví dụ “2/3 ngày đã bật”) hiển thị ngay bên cạnh tiêu đề lịch để bạn dễ kiểm tra.

Trên mỗi dòng ngày còn có một tùy chọn Cả ngày. Khi bật:

• Khung giờ bắt đầu/kết thúc của ngày đó bị ẩn đi.
• Hệ thống coi ngày đó mở cửa suốt ngày và không áp dụng giới hạn thời gian cho ngày đó khi tính toán khung check-out.

Dùng Cả ngày cho những ngày sự kiện mở cửa liên tục không cần chia ca (khu triển lãm, khu vực tự do tham quan).

Thiết lập sức chứa

• Sức chứa của cửa — giới hạn số khách đang ở bên trong tại mỗi cửa. Khi cửa đạt giới hạn, máy quét báo “Cửa hết chỗ” và nhân viên hướng dẫn khách đợi hoặc đi cửa khác.
• Đặt sức chứa theo thực tế không gian và quy định an toàn của địa điểm.

Cấu hình phần đăng ký của khách

Phần Đăng ký cho phép bạn quyết định liệu khách có thể tự đăng ký tham dự sự kiện qua trang đăng ký công khai hay không, đồng thời đặt khung giờ mở đăng ký và cách xử lý khi sự kiện hết chỗ.

Bật hoặc tắt đăng ký công khai

Một công tắc Đăng ký công khai cho phép bạn:

• Bật — trang đăng ký hiển thị với khách. Mọi người có thể điền thông tin và nhận vé tự động.
• Tắt — trang đăng ký bị khoá. Khách truy cập đường dẫn sẽ thấy thông báo “Đăng ký đã đóng” thay vì biểu mẫu đăng ký.

Ghi chú

Theo mặc định, đăng ký công khai đang bật. Nếu bạn tắt đăng ký nhưng chưa lưu lại cấu hình (hoặc dữ liệu cấu hình bị lỗi), hệ thống tự động bật lại đăng ký để đảm bảo không khoá nhầm khách đang muốn ghi danh.

Mẹo

Tắt đăng ký công khai khi bạn muốn mời khách theo danh sách riêng (đăng ký qua email mời, vé nội bộ) thay vì để bất kỳ ai cũng có thể tự ghi danh.

Khung giờ mở và đóng đăng ký

Bạn có thể giới hạn khoảng thời gian mà trang đăng ký chấp nhận hồ sơ mới:

• Thời điểm mở đăng ký — trước thời điểm này, trang đăng ký hiển thị trạng thái “chưa mở”.
• Thời điểm đóng đăng ký — sau thời điểm này, trang đăng ký hiển thị trạng thái “đã đóng” và không nhận thêm hồ sơ.

Mẹo

Để đăng ký mở ngay lập tức và không tự động đóng, hãy bỏ trống cả hai ô thời điểm. Trang đăng ký sẽ luôn khả dụng cho đến khi bạn tắt đăng ký công khai.

Ví dụ: sự kiện mở bán vé từ 1 tháng trước. Bạn đặt thời điểm mở đăng ký là 09:00 ngày 1 tháng và thời điểm đóng là 23:59 ngày trước sự kiện, sau đó trang sẽ tự đóng đúng hạn mà không cần thao tác thủ công.

Sức chứa sự kiện và bán vượt giới hạn

Ngoài sức chứa của từng cửa (xem phần trên), sự kiện còn có sức chứa tổng — tổng số vé được phát hành. Khi số khách đã đăng ký đạt mức này:

• Theo mặc định, đăng ký mới sẽ được đưa vào danh sách chờ (xem bên dưới).
• Nếu bạn bật tùy chọn cho phép bán vượt giới hạn, khách vẫn có thể đăng ký thêm cho đến khi bạn tắt tùy chọn này. Dùng khi bạn biết một phần khách sẽ không đến và muốn tránh lãng phí chỗ.

Chú ý

Khi bật cho phép bán vượt giới hạn, tổng số vé có thể nhiều hơn sức chứa thực tế của địa điểm. Chỉ dùng khi bạn đã tính toán tỷ lệ khách vắng mặt.

Danh sách chờ tự động

Khi sự kiện đạt sức chứa tổng và bạn không bật bán vượt giới hạn, khách đăng ký mới sẽ được đưa vào danh sách chờ thay vì nhận vé ngay. Quy trình như sau:

• Khách điền thông tin đăng ký như bình thường.
• Hệ thống ghi nhận khách vào danh sách chờ kèm số thứ tự (theo thứ tự thời gian đăng ký).
• Trang đăng ký hiển thị thông báo thành công kèm số thứ tự của khách để khách biết mình đang ở vị trí nào.
• Khi một khách vé chính thức hủy đăng ký hoặc có chỗ được giải phóng, hệ thống tự động thăng hạng người đầu danh sách chờ lên thành vé chính thức và gửi email xác nhận.

Ghi chú

Khách nằm trong danh sách chờ không nhận được email xác nhận vé cho đến khi được thăng hạng lên vé chính thức. Họ chỉ thấy màn hình xác nhận vị trí trên trang đăng ký.

Mẹo

Để tắt hoàn toàn danh sách chờ (chỉ dừng đăng ký khi hết chỗ), hãy bật cho phép bán vượt giới hạn và theo dõi sát số lượng đăng ký. Tuy nhiên, danh sách chờ tự động là cách an toàn hơn để không bỏ lỡ khách quan tâm khi có người hủy.

Để tuỳ chỉnh thêm các câu hỏi hiển thị trên trang đăng ký cho từng hạng vé, xem trang Cấu hình biểu mẫu đăng ký.

Bật check-out và cửa ra vào

Nếu sự kiện cho phép khách ra rồi vào lại, bật tính năng check-out.

• Bật check-out cho phép khách được quét khi rời khỏi sự kiện.
• Khung giờ check-out — một khoảng thời gian (tính bằng phút) tính riêng cho từng khách, bắt đầu đếm từ lúc khách check-in, trong khoảng đó khách có thể check-out mà không bị tính là quá hạn.
• Khi khách quét lại để vào, hệ thống tự động check-out ở lượt trước rồi check-in ở lượt mới (trạng thái “Tự động check-out (ra vào lại)”).

Các lựa chọn khung giờ check-out

Khung giờ check-out có các mức cố định: 15, 30, 60, 90 hoặc 120 phút. Bạn chọn một mức từ danh sách thả xuống sau khi bật check-out.

Hệ thống tự động rút gọn danh sách mức khả dụng dựa trên ngày có khung giờ check-in ngắn nhất trong sự kiện. Quy tắc là: mức khung giờ check-out phải ngắn hơn khoảng thời gian mở cửa của ngày ngắn nhất. Nếu một mức bằng hoặc dài hơn ngày ngắn nhất, mức đó sẽ bị ẩn khỏi danh sách.

Ghi chú

Quy tắc không chồng chéo (giải thích đơn giản): Khung giờ check-out không được dài bằng hoặc vượt quá thời gian mở cửa của bất kỳ ngày nào đang bật (trừ ngày đánh dấu Cả ngày). Lý do: nếu cửa chỉ mở đúng 60 phút mà lại cho phép check-out trong 60 phút, một khách có thể check-out ngay trước khi cửa đóng — khi đó không còn thời gian nào để vào lại. Vì vậy hệ thống chỉ giữ lại những mức chắc chắn ngắn hơn ngày ngắn nhất.

Ví dụ: sự kiện có ngày ngắn nhất mở cửa 60 phút. Khi đó:

• Khả dụng: 15 và 30 phút (cả hai đều ngắn hơn 60).
• Bị loại: 60, 90 và 120 phút (bằng hoặc dài hơn 60).

Nếu mọi ngày đều bật Cả ngày (không có khung giờ cố định), toàn bộ năm mức đều khả dụng vì không còn ngày “ngắn nhất” nào để so sánh.

Chú ý

Nếu không có mức nào khả dụng (ví dụ ngày ngắn nhất quá ngắn), danh sách sẽ trống và hệ thống báo lỗi. Khi đó bạn cần nới rộng khung giờ check-in của ngày ngắn nhất, hoặc bỏ bật check-out cho sự kiện này.

Ghi chú

Nếu sự kiện là một lần vào cửa duy nhất, đừng bật check-out. Khi khách quét lại, máy sẽ báo “Đã check-in rồi” và nhân viên không cho vào lại.

Bước tiếp theo

Sau khi sự kiện đã được tạo và cấu hình khung giờ, sức chứa, check-out, bạn cần thiết lập các cửa check-in cụ thể (vị trí, nhân viên phụ trách, hạng vé được vào).

Quản lý cửa check-inTạo cửa, gán nhân viên và cấu hình hạng vé cho từng cửa.