Email nhắc trước sự kiện
Email nhắc trước sự kiện là thư tự động được gửi tới toàn bộ khách mời đã được mời trước giờ khai mạc. Bạn chỉ cần cấu hình một lần: chọn mẫu thư, chọn thời điểm gửi, hệ thống lo phần còn lại — đến đúng giờ, thư sẽ được phân phối tới từng khách.
Trang này hướng dẫn bạn thiết lập, bật/tắt, gửi lại và theo dõi trạng thái của email nhắc trước sự kiện trong phần Email của trang sự kiện trên CMS.
Email này gửi cho ai?
Phần tiêu đề “Email này gửi cho ai?”Email nhắc trước sự kiện chỉ gửi tới những khách mời đã được cấp vé (đã nằm trong danh sách khách mời). Không có tùy chọn “gửi cho khách chưa kiểm duyệt” ở đây — vì mục đích của thư là nhắc nhở những người chắc chắn sẽ tham dự.
Bốn bước thiết lập
Phần tiêu đề “Bốn bước thiết lập”-
Mở trang sự kiện trên CMS (app.qrs.com.vn), vào tab Email, tìm thẻ Email nhắc trước sự kiện.
-
Ở mục Mẫu thư, chọn một mẫu từ danh sách thả xuống. Mẫu thư là nội dung (tiêu đề, lời chào, thông tin sự kiện) sẽ được gửi. Nếu chưa có mẫu nào, hãy tạo mẫu trước — xem hướng dẫn tại Mẫu email.
-
Ở mục Giờ gửi, chọn ngày và giờ cụ thể mà bạn muốn thư được gửi đi. Giờ này hiển thị theo múi giờ của sự kiện. Khuyên bạn đặt trước giờ khai mạc từ vài giờ đến một ngày để khách kịp chuẩn bị.
-
(Tuỳ chọn) Ở mục Hạng vé, chọn một hạng cụ thể nếu bạn chỉ muốn gửi cho nhóm đó, hoặc giữ Tất cả hạng để gửi cho mọi khách. Nhấn Áp dụng để lưu.
Chọn giờ gửi như thế nào?
Phần tiêu đề “Chọn giờ gửi như thế nào?”Giờ gửi là một thời điểm cố định (không phải “X giờ trước khi khai mạc”), nên bạn có toàn quyền kiểm soát. Một vài gợi ý:
| Loại sự kiện | Đề xuất giờ gửi | Lý do |
|---|---|---|
| Sự kiện trong ngày (hội thảo, workshop) | 1–2 giờ trước khai mạc | Khách kịp sắp xếp, không quên |
| Buổi tối (gala, tiệc) | Buổi chiều cùng ngày | Nhắc khách trang phục, địa điểm |
| Sự kiện nhiều ngày / vé từ xa | 1 ngày trước | Khách có thời gian di chuyển |
| Sự kiện có đăng ký phụ (session, bàn) | 2–3 giờ trước | Khách kịp chọn trước |
Lọc theo hạng vé
Phần tiêu đề “Lọc theo hạng vé”Mặc định, email được gửi cho mọi hạng vé. Nếu bạn chỉ muốn một số hạng nhận thư (ví danh: chỉ khách VIP nhận hướng dẫn phòng đón tiếp riêng), hãy chọn hạng tương ứng ở mục Hạng vé. Các hạng còn lại sẽ không nhận email này.
Bật, tắt, gửi lại
Phần tiêu đề “Bật, tắt, gửi lại”Bên dưới các trường nhập có các nút điều khiển: Gửi thử, Áp dụng, và một nút hành động phụ thuộc vào trạng thái — sẽ chuyển thành Bật, Tắt, Gửi lại, hoặc Thử lại tuỳ theo trạng thái hiện tại.
- Gửi thử — mở hộp thoại để bạn chọn một khách mời và nhập email người nhận bất kỳ nhằm xem trước email nhắc thật cho khách đó. Chỉ khả dụng sau khi đã lưu mẫu. Xem Gửi thử bên dưới cho đầy đủ thao tác.
- Áp dụng — lưu cấu hình (mẫu, giờ gửi, hạng vé). Nút chỉ sáng lên khi có thay đổi chưa lưu.
- Bật — kích hoạt lịch gửi. Khi đang ở trạng thái Đã lên lịch, nút này chuyển thành Tắt.
- Tắt — dừng lịch, không gửi nữa. Bạn có thể bật lại bất cứ lúc nào.
- Gửi lại — xuất hiện sau khi email đã gửi xong. Cho phép bạn lên lịch gửi thêm một lượt nữa (ví dụ: bổ sung thông tin khẩn). Giờ gửi phải ở tương lai.
- Thử lại — xuất hiện nếu lần gửi trước đó thất bại. Đặt lại lịch để hệ thống gửi lại.
Gửi thử
Phần tiêu đề “Gửi thử”Gửi thử cho phép bạn xem trước chính xác nội dung khách sẽ nhận, bao gồm cả vé đã render, trước khi bật lịch gửi.
-
Lưu mẫu trước bằng nút Áp dụng. Nút Gửi thử bị khoá cho đến khi đã lưu mẫu; khi di chuột sẽ hiện dòng “Hãy lưu mẫu email trước khi gửi thử.”
-
Bấm Gửi thử. Hộp thoại mở ra với hai trường: Chọn khách mời (danh sách có thể tìm kiếm các khách của sự kiện) và Email người nhận (hộp thư bạn muốn nhận email thử).
-
Chọn một khách mời bất kỳ. Tên, hạng vé và mã QR của khách đó được dùng để render email, nên bản xem trước giống hệt nội dung khách sẽ nhận khi gửi thật.
-
Nhập hộp thư bạn muốn kiểm tra. Không cần phải là email của chính khách đó, và khách đó cũng không cần có email.
-
Bấm Gửi thử. Thông báo “Đã gửi email thử” xác nhận thành công.
Email thử đi qua cùng đường dẫn gửi như email nhắc thật, nên giống hệt nội dung khách đã chọn sẽ nhận vào giờ đã lên lịch, kèm cả vé thiết kế và tệp PNG đính kèm.
Các trạng thái của email
Phần tiêu đề “Các trạng thái của email”Nhãn trạng thái ở góc trên bên phải thẻ cho bạn biết email đang ở giai đoạn nào:
| Trạng thái | Ý nghĩa | Màu nhãn |
|---|---|---|
| Đã lên lịch | Đã cấu hình và đang bật, chờ đến giờ gửi | Xanh dương |
| Đang gửi | Đã đến giờ, hệ thống đang phân phối thư | Vàng cam |
| Đã gửi | Tất cả email đã được gửi thành công | Xanh lá |
| Thất bại | Có lỗi xảy ra, cần nhấn Thử lại | Đỏ |
| Đang tắt | Đã cấu hình nhưng chưa bật, hoặc đã tắt | Xám |
Cảnh báo “đã quá giờ gửi”
Phần tiêu đề “Cảnh báo “đã quá giờ gửi””Nếu bạn đặt giờ gửi ở quá khứ nhưng sự kiện chưa bắt đầu, thẻ sẽ hiển thị một dải băng màu vàng:
Thời gian gửi này đã qua — bật lên sẽ gửi nhắc nhở ngay lập tức.
Đây chỉ là lời nhắc, không phải lỗi. Khi giờ gửi đã qua nhưng sự kiện chưa bắt đầu, việc bật thẻ sẽ gửi nhắc nhở ngay lập tức. Nếu muốn dùng giờ khác, nhấn Tắt, đặt giờ mới, rồi nhấn Áp dụng và Bật.
Nội dung thư có gì?
Phần tiêu đề “Nội dung thư có gì?”Nội dung email đến từ mẫu bạn chọn. Hệ thống tự điền các thông tin sau vào mẫu:
- Tên khách mời, email, hạng vé
- Tên sự kiện, giờ bắt đầu và giờ kết thúc
- Địa điểm và địa chỉ địa điểm
- Liên kết huỷ đăng ký nhận thư (mỗi khách có một liên kết riêng)
Email nhắc còn kèm vé được thiết kế đầy đủ của khách. Hệ thống render đúng thiết kế vé dùng cho thư mời và vé đã cấp (thiết kế của hạng vé khách đang giữ, hoặc thiết kế mặc định của sự kiện), nhúng mã QR thật của khách vào trong vé, hiển thị hình vé ngay trong email và đính kèm một bản PNG để tải về. Đối với khách, đây chính là điểm chính của email: họ nhìn thấy vé thật của mình, không chỉ một dòng nhắc chữ.
Đặc biệt, email nhắc trước sự kiện không kèm số liệu tham dự (tỷ lệ check-in, số người đã đến) — vì sự kiện chưa diễn ra nên các con số đó chưa có ý nghĩa. Nếu bạn muốn gửi thống kê sau khi sự kiện kết thúc, đó là Email sau sự kiện.
Mẹo thực tế
Phần tiêu đề “Mẹo thực tế”- Kiểm tra mẫu trước khi bật. Đảm bảo mẫu đã có tên sự kiện, giờ, địa điểm chính xác.
- Đặt giờ gửi hợp lý. Đừng gửi quá sớm (khách quên) hoặc sát giờ khai mạc (khách không kịp phản ứng). 2–24 giờ trước là khoảng an toàn cho hầu hết sự kiện.
- Để ý múi giờ. Giờ gửi hiển thị theo múi giờ của sự kiện. Nếu khách ở nước khác, họ vẫn nhận email đúng giờ theo múi giờ của bạn.
- Tắt khi không cần. Nếu sự kiện bị huỷ hoặc thay đổi lớn, hãy nhấn Tắt để tránh gửi thông tin sai.