Cửa, sức chứa và phân quyền hạng vé

Sau khi tạo sự kiện và cấu hình khung giờ, bạn cần thiết lập các cửa check-in cụ thể. Mỗi cửa là một điểm vào độc lập, có vị trí, sức chứa và quy tắc hạng vé riêng. Đây là bước quyết định việc khách được vào cửa nào, và ai phụ trách quét vé tại đó.

Toàn bộ thao tác thực hiện trên CMS tại app.qrs.com.vn dành cho ban tổ chức.

Tạo cửa check-in

Mỗi sự kiện có thể có nhiều cửa — ví dụ: cửa chính, cửa VIP, cửa báo giá / báo danh. Để tạo cửa mới:

Vào mục Sự kiện và mở sự kiện bạn đang cấu hình.
Chọn tab Cửa (Doors) và nhấn Thêm cửa.
Nhập các thông tin cho cửa:
- Tên cửa — ví dụ “Cửa chính”, “Cửa VIP”, “Lối vào phía Nam”.
- Vị trí — mô tả ngắn giúp nhân viên định hướng (ví dụ “Sảnh A, tầng trệt”).
- Sức chứa — giới hạn số khách đang ở bên trong tại cửa này. Khi đạt giới hạn, máy quét báo “cửa hết chỗ” và nhân viên hướng dẫn khách sang cửa khác.
- Kích hoạt — bật/tắt cửa. Cửa bị tắt sẽ báo “cửa đã tắt” khi có người cố quét vé tại đó.
Lưu để tạo cửa. Bạn có thể chỉnh sửa bất cứ lúc nào.

Đặt sức chứa cho từng cửa

Sức chứa là giới hạn số khách đang ở bên trong sự kiện tính theo từng cửa. Đây là một con số “đang ở bên trong”, không phải tổng số khách đã vào.

Khi một khách check-in thành công, số lượng hiện tại tại cửa tăng lên 1.
Khi khách check-out (nếu sự kiện bật tính năng này), số lượng giảm xuống 1.
Khi cửa đạt sức chứa, lượt quét tiếp theo báo “cửa hết chỗ” và nhân viên cần hướng dẫn khách đợi hoặc đi cửa khác còn chỗ.

Phân quyền hạng vé

Đây là phần quan trọng nhất để kiểm soát ai được vào cửa nào. Mỗi cửa có một danh sách hạng vé được phép vào. Khi nhân viên quét vé, hệ thống kiểm tra hạng vé của vé khách có trong danh sách cho phép của cửa đó hay không.

Cách hoạt động

Nếu vé khách có hạng vé được phép → check-in thành công (xanh).
Nếu vé khách có hạng vé không được phép → máy quét báo “sai hạng vé cho cửa này” (đỏ) và nhân viên hướng dẫn khách sang cửa phù hợp.

Ví dụ điển hình: cửa chỉ dành cho VIP

Giả sử sự kiện có hai hạng vé: Tiêu chuẩn và VIP.

Cửa VIP — chỉ cho phép hạng VIP. Khách Tiêu chuẩn sẽ bị từ chối và được hướng dẫn sang cửa chung.
Cửa chính — cho phép cả hạng Tiêu chuẩn và VIP. Mọi khách đều vào được.
Cửa báo giá / báo danh — chỉ cho phép một hạng đặc thù, ví dụ khách đã đăng ký workshop riêng.

Cách thiết lập

Mở cửa bạn muốn cấu hình.
Trong phần Hạng vé được vào, chọn các hạng vé có quyền vào cửa này.
Lưu lại. Quy tắc có hiệu lực ngay với các lượt quét tiếp theo.

Gán nhân viên và thiết bị quét cho cửa

Mỗi cửa cần ít nhất một nhân viên phụ trách quét vé. Việc gán nhân viên (và thiết bị quét) cho cửa giúp hệ thống biết:

Nhân viên nào có quyền mở cửa này trên ứng dụng quét vé.
Mỗi lượt check-in được ghi nhận là do nhân viên/thiết bị nào thực hiện.
Báo cáo sau sự kiện có thể chia theo từng cửa và từng nhân viên.

Cách gán

Mở cửa cần gán nhân viên.
Trong phần Nhân viên phụ trách, thêm các tài khoản nhân viên sẽ quét vé tại cửa này.
(Tuỳ chọn) Gán thiết bị quét (tablet/máy quét chuyên dụng) cho cửa — hữu ích cho chế độ kiosk tự phục vụ.
Lưu lại. Khi nhân viên đăng nhập vào ứng dụng quét vé, họ sẽ thấy cửa này trong danh sách lựa chọn.

Khi nào nên dùng nhiều cửa?

Một số tình huống nên chia nhiều cửa:

Sự kiện có khu vực VIP riêng — tách cửa VIP để kiểm soát chặt và tránh ùn tắc.
Địa điểm có nhiều lối vào — mỗi lối một cửa, giảm tắc nghẽn ở cửa chính.
Sự kiện lớn, nhiều khách cùng lúc — chia cửa giúp hàng đợi ngắn hơn và quét nhanh hơn.
Sự kiện phân luồng — khách theo từng hạng vé vào từng cửa riêng để kiểm tra nhanh.

Các thao tác nâng cao

Khi sự kiện có nhiều cửa, bạn sẽ cần các thao tác sau để quản lý nhanh hơn.

Tạo nhiều cửa cùng lúc

Thay vì thêm từng cửa một, bạn có thể dán một danh sách tên cửa để tạo hàng loạt trong một bước. Cách này rất tiện khi bạn đã lên sẵn danh sách cửa trên giấy hoặc trong Excel.

Ở tab Cửa, nhấn nút Thêm nhiều cửa (bên cạnh nút Thêm cửa thường).
Trong ô văn bản hiện ra, dán danh sách tên cửa — mỗi tên trên một dòng riêng.
Các dòng trống sẽ được tự động bỏ qua. Số cửa sẽ tạo hiển thị ngay trên nút xác nhận.
Nhấn nút xác nhận. Toàn bộ các cửa trong danh sách sẽ được tạo cùng lúc, sau đó bạn có thể mở từng cửa để đặt sức chứa, vị trí và phân quyền hạng vé.

Nhân bản một cửa có sẵn

Khi bạn đã cấu hình xong một cửa (sức chứa, vị trí, danh sách hạng vé được vào), bạn có thể nhân bản nó để tạo nhanh một cửa khác với cùng thiết lập — rất hữu ích khi nhiều cửa chia sẻ cấu hình giống nhau.

Trên thẻ cửa bạn muốn nhân bản, mở menu (biểu tượng ba chấm ở góc phải).
Chọn Nhân bản.
Một hộp xác nhận hiện ra, cho biết một cửa mới sẽ được tạo với cùng thiết lập như cửa gốc.
Xác nhận để tạo cửa bản sao. Cửa mới sẽ xuất hiện trong danh sách — hãy mở nó để đổi tên và điều chỉnh những điểm khác biệt (ví dụ vị trí hoặc sức chứa).

Sắp xếp lại thứ tự cửa

Các cửa hiển thị theo thứ tự bạn tạo. Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại theo ý — ví dụ đưa cửa chính lên đầu để nhân viên dễ tìm khi chọn cửa trên ứng dụng quét vé.

Di chuột vào một thẻ cửa. Một tay cầm kéo (hình hai dấu chấm dọc) sẽ xuất hiện ở mép trái thẻ.
Nhấn và giữ tay cầm, rồi kéo thẻ đến vị trí mới.
Thả ra. Thứ tự mới được lưu tự động ngay lập tức.

Xoá một cửa

Nếu tạo nhầm cửa hoặc không còn dùng đến, bạn có thể xoá. Để tránh xoá nhầm, hệ thống luôn yêu cầu xác nhận trước khi xoá.

Trên thẻ cửa cần xoá, mở menu (biểu tượng ba chấm).
Chọn Xoá (màu đỏ).
Một hộp xác nhận hiện ra, mô tả hành động sắp thực hiện.
Nhấn nút xác nhận (màu đỏ) để xoá vĩnh viễn, hoặc nhấn huỷ để giữ lại cửa.

Bước tiếp theo

Khi các cửa đã được tạo, cấu hình sức chứa, phân quyền hạng vé và gán nhân viên xong, bước tiếp theo là cấp vé điện tử QR cho khách mời.

Cấp vé điện tửPhát hành vé QR cho khách — đăng ký, gửi email và theo dõi trạng thái vé.

Trạng thái quét véBảng đầy đủ các trạng thái quét, kể cả khi khách sai cửa hoặc sai hạng vé.

Theo dõi thời gian thựcXem số lượng khách đã vào theo từng cửa ngay khi sự kiện diễn ra.

Thiết lập sự kiệnQuay lại xem cách tạo sự kiện, khung giờ và sức chứa tổng thể.

Cấp vé điện tử cho kháchBước kế tiếp: phát hành vé QR và gửi email cho khách mời.

0898.678.646 Zalo contact@qrs.com.vn

Liên hệ