Ra vào lại và check-out
Mặc định, một khách được check-in sẽ ở trong sự kiện cho đến hết đêm. Nếu sự kiện của bạn cho phép ra vào lại, bạn có thể bật check-out để hệ thống ghi nhận lúc khách rời đi, rồi quét lại để khách vào lần nữa. Trang này là bản tham chiếu đầy đủ về vòng đời ra vào lại.
Check-out là gì
Phần tiêu đề “Check-out là gì”Check-out là hành động ghi nhận rằng một khách đã rời khỏi sự kiện. Sau khi check-out, vé của khách chuyển sang trạng thái “đã ra”, và khách có thể được check-in lại bằng một lần quét tiếp theo.
Check-out chỉ có ý nghĩa khi sự kiện cho phép khách ra vào lại (ví dụ: hội chợ nhiều ngày, khu vực có quán ăn bên ngoài, khách muốn ra xe lấy đồ). Với sự kiện một lần vào duy nhất, bạn tắt check-out — vé sẽ tự khóa ở lần check-in đầu tiên.
Khung giờ check-out
Phần tiêu đề “Khung giờ check-out”Để tránh việc khách check-out sai lúc (ví dụ: quét nhầm lúc vừa mới vào), hệ thống dùng khung giờ trượt theo từng khách. Khung giờ không cố định tại một mốc thời gian — thay vào đó, với mỗi khách nó bắt đầu tính từ lúc khách đó check-in và kéo dài check_out_window_minutes. Ví dụ: khách check-in lúc 19:00 với khung 30 phút thì được check-out trong khoảng 19:00–19:30; khách check-in lúc 20:30 với cùng khung thì được check-out trong khoảng 20:30–21:00.
Khi bạn bật check-out, bạn chọn độ dài khung trượt này. Các lựa chọn là:
| Độ dài khung giờ | Phù hợp khi nào |
|---|---|
| 15 phút | Sự kiện ngắn, hoặc khách thường ra lại rất nhanh sau khi vào. |
| 30 phút | Mặc định chung cho hầu hết sự kiện — bao cho khách bước ra rồi quay lại trong vòng nửa tiếng. |
| 60 phút | Sự kiện dài, khách có thể ra vào (lấy đồ, ra xe) trong vòng một tiếng sau khi check-in. |
| 90 phút | Hội chợ, sự kiện nhiều khu vực, khách ra vào liên tục trong khoảng dài hơn sau mỗi lần check-in. |
| 120 phút | Sự kiện cả ngày, khách ra vào tự do trong vòng hai tiếng sau mỗi lần check-in. |
Tại sao một khung giờ quá dài bị từ chối
Phần tiêu đề “Tại sao một khung giờ quá dài bị từ chối”Hệ thống sẽ không để bạn chọn một khung giờ dài hơn chính giờ hoạt động của một ngày sự kiện, vì khung trượt bắt đầu từ lúc mỗi khách check-in và phải nằm gọn trong cùng ngày sự kiện đó. Ví dụ: nếu ngày của bạn kéo dài 60 phút, bạn không thể đặt khung giờ check-out là 90 hay 120 phút — một khách check-in gần cuối ngày sẽ có khung check-out kéo dài quá giờ đóng cửa của ngày.
Khi bạn thử chọn một giá trị quá dài:
- Danh sách lựa chọn sẽ tự ẩn các giá trị không hợp lệ.
- Nếu lịch thay đổi làm giá trị hiện tại không còn hợp lệ, hệ thống tự chuyển về một giá trị an toàn (thường bằng khoảng nửa thời lượng ngày sự kiện).
- Một thông báo lỗi sẽ hiện nếu không còn lựa chọn nào phù hợp — bạn cần kéo dài giờ hoạt động của ngày sự kiện trước.
Hai cách khách check-out
Phần tiêu đề “Hai cách khách check-out”Một khách có thể được check-out theo một trong hai cách.
1. Quét mã QR khi ra (cửa ra)
Phần tiêu đề “1. Quét mã QR khi ra (cửa ra)”Nếu bạn có một máy quét ở cửa ra, nhân viên chỉ cần quét lại mã QR của khách. Hệ thống ghi nhận khách đã rời đi ngay lập tức — màn hình Scanner hiện xanh lá (“Check-out thành công”). Đây là cách rõ ràng và có kiểm soát nhất — bạn biết chính xác khách ra lúc nào, qua cửa nào.
2. Quét lại tự động khi ra vào lại
Phần tiêu đề “2. Quét lại tự động khi ra vào lại”Nếu sự kiện bật check-out, khi một khách đang ở trong được quét lại (ví dụ: khách ra ngoài rồi quay lại vào), hệ thống sẽ tự động check-out khách đó trước. Màn hình Scanner hiện xanh dương (“Tự động check-out (ra vào lại)”) để báo “đã check-out”. Khách lúc này đang ở trạng thái “đã ra”. Đường xanh dương này là lần quét ra vào lại — khác với lần quét có chủ đích ở cửa ra, vốn màu xanh lá.
Vào lại (re-entry)
Phần tiêu đề “Vào lại (re-entry)”Sau khi khách đã check-out, lần quét tiếp theo sẽ check-in lại khách đó — hệ thống tạo một lượt check-in mới. Như vậy vòng đời đầy đủ (theo đường quét ra vào lại) là:
- Lần quét 1: Khách được check-in lần đầu (màu xanh lá).
- Lần quét 2 (quét lại khi ra vào lại, lúc khách quay lại vào): Hệ thống tự check-out khách trước (màu xanh dương).
- Lần quét 3 (lần quét kế tiếp, khách vào lại): Khách được check-in lại (màu xanh lá).
Lưu ý rằng Lần quét 2 chỉ xanh dương vì đây là lần quét ra vào lại tự động. Một lần quét có chủ đích ở cửa ra sẽ hiện xanh lá (“Check-out thành công”). Xem bảng trạng thái quét để có bảng màu đầy đủ.
Quá trình này có thể lặp lại nhiều lần trong một sự kiện, miễn là check-out đang được bật và khách quét trong khung giờ cho phép.
Các lý do chặn check-out
Phần tiêu đề “Các lý do chặn check-out”Đôi khi hệ thống từ chối một thao tác check-out (cả quét tay lẫn quét tự động). Có ba lý do chính:
| Lý do chặn | Ý nghĩa | Cần làm gì |
|---|---|---|
| Sự kiện không bật check-out | Ban tổ chức chưa cho phép ra vào lại. | Không thể check-out; khách chỉ có thể ở trong hoặc liên hệ ban tổ chức. |
| Chưa mở khung giờ check-out | Thời điểm hiện tại còn sớm hơn khung giờ check-out đã đặt (ví dụ: khung 30 phút cuối, nhưng mới đi được một nửa sự kiện). | Chờ đến khi khung giờ mở. Nếu cần check-out gấp, ban tổ chức có thể dùng thao tác check-out thủ công từ bảng điều khiển. |
| Hôm nay không phải ngày hoạt động | Sự kiện nhiều ngày và hôm nay bị tắt trong lịch. | Kiểm tra lại lịch trình với ban tổ chức. |
Check-out thủ công từ bảng điều khiển
Phần tiêu đề “Check-out thủ công từ bảng điều khiển”Bên cạnh việc quét tại cửa, ban tổ chức có thể check-out thủ công một khách trực tiếp từ bảng điều khiển sự kiện (mục quản lý check-in). Thao tác này bỏ qua khung giờ check-out — hữu ích khi bạn cần xử lý một khách đặc biệt (ví dụ: khách có việc đột xuất phải ra sớm). Chỉ ban tổ chức mới có quyền này; nhân viên cửa không thực hiện được.