Trang đăng ký của khách

Trang đăng ký là trang công khai mà khách mời mở để tự đăng ký tham gia sự kiện của bạn. Khách không cần tài khoản, không cần cài ứng dụng — họ chỉ cần một đường link, điền vài thông tin và sẽ nhận vé QR qua email. Trang này giải thích trải nghiệm khách nhìn thấy để bạn biết cách chia sẻ và hướng dẫn khách.

Sự kiện của bạn có thể dùng một trong hai giao diện đăng ký. Form cá nhân là mặc định, nơi mỗi khách tự đăng ký một lần. Form tổ chức cho phép một người đăng ký cả một đội hoặc công ty trong một lần gửi. Phần lớn trang này mô tả form cá nhân; form tổ chức được trình bày riêng tại mục Đăng ký theo tổ chức (đăng ký cả một đội) bên dưới.

Khách thấy gì khi mở trang đăng ký

Khi khách mở đường link đăng ký, họ thấy một trang đơn giản gồm:

Thông tin sự kiện ở đầu trang — tên, mô tả, thời gian, địa điểm và ảnh bìa (nếu bạn đã tải lên).
Form đăng ký ở phía dưới — nơi khách điền thông tin của mình.
Nút chuyển ngôn ngữ — khách có thể chuyển giữa Tiếng Việt và Tiếng Anh tuỳ theo trang của bạn.

Trang được thiết kế gọn gàng trên điện thoại, vì đa số khách sẽ mở link từ tin nhắn hoặc email trên điện thoại.

Các thông tin khách cần điền

Form đăng ký có hai phần: thông tin bắt buộc và thông tin bổ sung do bạn cấu hình.

Phần 1: Thông tin cá nhân (luôn có)

Mọi form đăng ký đều yêu cầu hai trường cơ bản:

Họ và tên — bắt buộc, để ban tổ chức đối chiếu và in vé.
Email — bắt buộc, đây là địa chỉ hệ thống sẽ gửi vé QR cho khách.

Một trường thứ ba có thể xuất hiện tuỳ cấu hình của bạn:

Số điện thoại — bạn có thể chọn ẩn hoàn toàn, hiển thị nhưng để trống tuỳ chọn, hoặc bắt buộc khách điền. Cài đặt này áp dụng theo từng hạng vé.

Phần 2: Câu hỏi bổ sung (tuỳ bạn thêm)

Ngoài tên và email, bạn có thể thêm các câu hỏi riêng cho sự kiện của mình — ví dụ “Bạn chọn suất diễn nào?”, “Bạn có ăn chay không?”, “Công ty bạn đang làm việc là gì?”.

Có bốn kiểu câu hỏi bạn có thể tạo:

Kiểu câu hỏi	Khách làm gì
Câu hỏi văn bản ngắn	Khách gõ câu trả lời ngắn (ví dụ tên công ty).
Câu hỏi số	Khách nhập một con số (ví dụ số người đi cùng).
Chọn một đáp án	Khách chọn một lựa chọn từ danh sách thả xuống.
Chọn nhiều đáp án	Khách đánh dấu vào các ô vuông (checkbox) để chọn một hoặc nhiều lựa chọn.

Bạn có thể đặt giới hạn cho từng câu hỏi: độ dài tối thiểu/tối đa cho câu văn bản, hoặc giá trị nhỏ nhất/lớn nhất cho câu số. Mỗi câu hỏi có thể đặt là bắt buộc hoặc tuỳ chọn.

Đăng ký theo tổ chức (đăng ký cả một đội)

Một số sự kiện cho phép một người đăng ký cả một công ty, đội hoặc nhóm trong cùng một form. Đây là form đăng ký theo tổ chức, một giao diện riêng so với form cá nhân. Ban tổ chức bật tính năng này cho từng sự kiện, nên khách chỉ nhìn thấy khi tính năng đã được bật và đường link tổ chức đã được chia sẻ.

Trên form này, một người (ví dụ trưởng nhóm hoặc quản trị) điền hai phần:

Tổ chức — một vài câu hỏi về chính tổ chức, chỉ trả lời một lần. Thường bao gồm tên tổ chức và email liên hệ. Nếu ban tổ chức không thêm câu hỏi nào cho phần này, phần này sẽ không hiển thị.
Nhân viên — danh sách những người tham dự. Mỗi dòng là một nhân viên.

Cách khách mở form tổ chức

Ban tổ chức chia sẻ một đường link riêng cho form tổ chức. Đó có thể là:

Một đường link ngắn, tuỳ chỉnh kiểu /r/le-hoi-mua-he do ban tổ chức tự đặt, hoặc
Đường link tổ chức mặc định dựa trên mã sự kiện.

Mở đường link đó luôn mở form tổ chức (không bao giờ chuyển sang form cá nhân). Nếu ban tổ chức chưa bật form tổ chức, hoặc đăng ký đang đóng, đường link sẽ hiển thị thông báo Đăng ký đã đóng. Nếu sự kiện đã kết thúc, nó sẽ hiển thị thông báo Sự kiện đã kết thúc.

Điền thông tin nhân viên

Với mỗi nhân viên, người đăng ký nhập:

Họ và tên (bắt buộc).
Email (bắt buộc và được kiểm tra định dạng).
Số điện thoại — chỉ hiển thị nếu ban tổ chức chọn thu thập; chỉ bắt buộc nếu ban tổ chức đánh dấu là bắt buộc.
Loại vé — một ô văn bản tự do, điền sẵn loại vé từ đường link chia sẻ (ví dụ “Thường”). Form tổ chức chỉ dùng một loại vé, nên loại vé được cố định bởi đường link.

Nếu ban tổ chức thêm các câu hỏi cho từng nhân viên, chúng sẽ hiển thị dưới mỗi dòng.

Bấm Thêm nhân viên để thêm một dòng trống mới. Bấm nút xoá trên một dòng để bỏ dòng đó (không thể xoá dòng cuối cùng còn lại). Tiêu đề phần hiển thị số lượng nhân viên đã thêm theo thời gian thực.

Nhập nhân viên từ CSV

Nếu đã có danh sách nhân viên trong bảng tính, người đăng ký có thể nhập vào thay vì gõ từng người. Bấm Nhập CSV để mở hộp thoại bốn bước:

Tải mẫu — xem các cột mà tệp yêu cầu (Name, Email, Phone, TicketTier, cùng một cột cho mỗi câu hỏi từng nhân viên), sau đó bấm Tải mẫu CSV để nhận tệp mẫu với đúng tiêu đề cột.
Tải lên — kéo thả tệp .csv (tối đa 5 MB), hoặc bấm để chọn tệp.
Xem lại — xem số dòng hợp lệ và số dòng có lỗi, kèm xem trước từng dòng. Các dòng vượt giới hạn 200 nhân viên sẽ bị bỏ và có thông báo cắt bớt.
Xác nhận — kiểm tra vài nhân viên đầu tiên và bấm Thêm N vào biểu mẫu để nối thêm vào danh sách.

Nhân viên được nhập sẽ được thêm vào các dòng đã gõ sẵn, không thay thế dòng cũ.

Điều gì xảy ra khi gửi form

Bấm Đăng ký tất cả để đăng ký toàn bộ nhân viên. Mỗi nhân viên được đăng ký lần lượt, và mỗi dòng hiển thị trạng thái riêng theo thời gian thực:

Đã đăng ký — nhân viên này đã có trong danh sách và sẽ nhận được vé.
Đã thêm vào danh sách chờ (kèm số thứ tự) — sự kiện đã đủ chỗ, nên nhân viên này được xếp hàng và chỉ nhận vé khi có chỗ trống.
Thất bại — có lỗi xảy ra với nhân viên này (ví dụ đã đăng ký trước đó, hoặc hệ thống yêu cầu gửi chậm lại). Lý do hiển thị ngay trên dòng.

Việc gửi vẫn tiếp tục ngay cả khi một số dòng thất bại, nên một dòng trùng không bao giờ chặn cả đội. Khi hoàn tất, bản tóm tắt cho biết số lượng đã đăng ký, đang chờ và thất bại, đồng thời liệt kê mỗi nhân viên theo kết quả của họ.

Mỗi nhân viên đăng ký thành công sẽ trở thành một khách mời bình thường, nhận cùng một email xác nhận kèm vé QR (xem Email xác nhận khách nhận được), và các câu trả lời phần tổ chức được lưu vào hồ sơ của họ. Không có người nhận “liên hệ tổ chức” riêng biệt. Nếu ban tổ chức muốn một người liên hệ, họ thêm vào dưới dạng một câu hỏi ở phần tổ chức.

Bấm Đăng ký tổ chức khác để xoá form và đăng ký một đội khác.

Những đường link bạn có thể chia sẻ

Các đường link dưới đây dành cho form cá nhân. Một sự kiện có bật form tổ chức sẽ thêm một đường link form tổ chức riêng (trình bày tại mục Đăng ký theo tổ chức). Bạn nên nắm rõ sự khác biệt giữa các đường link form cá nhân dưới đây.

Đường link ngắn (đẹp, dễ nhớ)

Đây là đường link gọn mà bạn đặt một tên ngắn cho sự kiện — ví dụ một liên kết kiểu /e/le-hoi-mua-he. Đường link này:

Ngắn gọn, dễ đọc, dễ dán vào tin nhắn hoặc in lên ảnh.
Dẫn khách thẳng đến trang đăng ký tổng của sự kiện (khách sẽ thấy form mặc định).
Bạn có thể tự chọn tên ngắn khi tạo sự kiện, miễn là chưa có sự kiện nào dùng trùng tên.

Đường link theo hạng vé

Nếu sự kiện có nhiều hạng vé (ví dụ Vé Thường, Vé VIP, Vé Sinh viên), bạn có thể gửi cho khách một đường link riêng cho từng hạng. Khi khách mở link của một hạng vé cụ thể:

Trên đầu form hiện ra một nhãn màu ghi tên hạng vé đó (ví dụ “Vé VIP”) để khách biết họ đang đăng ký hạng nào.
Form hiển thị đúng bộ câu hỏi bạn đã cấu hình riêng cho hạng vé đó.
Khách không cần tự chọn hạng vé — việc đó đã được cố định sẵn bởi chính đường link.

Đường link theo hạng vé là cách tốt nhất khi bạn mời các nhóm khách khác nhau (ví dụ gửi link Vé VIP cho khách hàng thân thiết, link Vé Sinh viên cho sinh viên).

Điều gì xảy ra sau khi khách bấm đăng ký

Khi khách điền xong và bấm nút gửi, một trong các kết quả sau sẽ xảy ra:

Thành công — khách thấy màn hình xác nhận. Hệ thống tạo ngay một vé điện tử QR và gửi email xác nhận kèm vé tới địa chỉ khách vừa nhập.
Vào danh sách chờ — nếu sự kiện đã đủ sức chứa và bạn không cho phép bán vượt giới hạn, khách sẽ thấy thông báo họ đang ở danh sách chờ cùng vị trí của họ. Khi có chỗ trống, hệ thống tự động chuyển khách lên danh sách chính và khi đó mới gửi vé.
Trùng lặp — nếu khách đã đăng ký trước đó bằng cùng email và tên, hệ thống báo họ đã có trong danh sách để tránh trùng.
Đã đóng — nếu bạn đã tắt đăng ký (hoặc sự kiện đã kết thúc), khách thấy một thông báo lịch sự rằng đăng ký hiện không mở.

Email xác nhận khách nhận được

Sau khi đăng ký thành công, khách nhận một email chứa:

Vé điện tử QR — có thể là tệp đính kèm hoặc hiển thị ngay trong email.
Một nút “Thêm vào lịch” — khách có thể lưu ngày sự kiện vào lịch trên điện thoại chỉ với một cú chạm.
Liên kết xem vé — khách có thể mở lại vé bất cứ lúc nào.

Mẫu email này tuân theo thiết kế bạn đã cấu hình cho sự kiện. Để tuỳ chỉnh nội dung email, xem trang

Mẫu email sự kiệnCách chỉnh sửa giao diện và nội dung email gửi cho khách.

Những điểm cần nhớ khi chia sẻ link

Kiểm tra link trước khi gửi — mở link trên điện thoại của bạn để xem khách sẽ thấy gì, đảm bảo form hiển thị đúng và câu hỏi bổ sung đã được thêm.
Chia sẻ đúng link cho đúng nhóm — nếu dùng link theo hạng vé, gửi đúng link cho đúng nhóm khách.
Bật đăng ký trước khi gửi link — nếu đăng ký đang tắt, khách mở link sẽ thấy thông báo đóng cửa thay vì form.
Đừng lo về trùng lặp — hệ thống tự ngăn khách đăng ký hai lần bằng cùng email và tên, nên bạn không cần phải kiểm tra thủ công.

Bước tiếp theo

Cấu hình form đăng ký

Tuỳ chỉnh các câu hỏi và trường thông tin mà khách cần điền, đặt form riêng cho từng hạng vé.

Cấp vé điện tử cho khách

Hiểu toàn bộ vòng đời của vé — từ lúc tạo đến lúc khách check-in tại cửa.

0898.678.646 Zalo contact@qrs.com.vn

Liên hệ