Quản lý danh sách khách

Danh sách khách là nơi bạn làm phần lớn công việc trước sự kiện: thêm khách, soát thông tin, gửi vé và xuất dữ liệu. Đây cũng là nơi bạn quay lại trong và sau sự kiện để kiểm tra ai đã đến.

Tìm kiếm và lọc khách

Ở thanh công cụ trên cùng của bảng khách, bạn có hai cách thu hẹp danh sách nhanh:

Ô tìm kiếm — gõ tên hoặc email khách. Hệ thống tìm theo cả tên và email, không phân biệt chữ hoa chữ thường.
Bộ lọc theo hạng vé — chọn một hạng vé cụ thể (ví dụ: VIP, Nhân viên, Diễn giả) để chỉ xem khách thuộc hạng đó. Chọn Tất cả để xem lại toàn bộ.

Hai bộ lọc này có thể dùng cùng lúc. Khi bạn xuất danh sách ra tệp, hệ thống cũng chỉ xuất những khách đang khớp với ô tìm kiếm và bộ lọc hiện tại.

Tùy chỉnh cột hiển thị

Bảng có nhiều cột mặc định (tên, email, hạng vé, số vé, trạng thái mời, check-in, check-out, ngày tạo). Nếu sự kiện của bạn có câu hỏi tùy chỉnh (xem phần bên dưới), mỗi câu hỏi cũng sẽ xuất hiện thành một cột riêng.

Bấm nút tùy chỉnh (biểu tượng bánh răng cạnh nút Thao tác) để bật/tắt từng cột. Lựa chọn của bạn được ghi nhớ cho sự kiện này, nên lần sau mở ra bảng vẫn giữ nguyên cách hiển thị bạn đã chọn.

Câu hỏi và trường thông tin tùy chỉnh

Mỗi sự kiện cho phép bạn định nghĩa các câu hỏi tùy chỉnh để thu thập thêm thông tin từ khách ngoài tên, email, điện thoại và hạng vé. Có bốn loại câu hỏi:

Loại	Dùng cho
Văn bản ngắn	Tên công ty, chức danh, mã đại lý…
Số	Số bàn, số người đi kèm…
Chọn một đáp án	Bữa ăn (Thường/Chay), kích cỡ áo…
Chọn nhiều đáp án	Phiên muốn tham gia, lĩnh vực quan tâm…

Mỗi câu hỏi có thể đặt là bắt buộc hoặc tùy chọn. Khi bạn thêm câu hỏi, nó sẽ:

Xuất hiện như một cột trong bảng khách.
Xuất hiện như một trường khi bạn thêm hoặc sửa khách thủ công.
Xuất hiện như một trường trong trình nhập hàng loạt để bạn có thể gán cột tương ứng.

Thêm và sửa khách thủ công

Để thêm một khách đơn lẻ:

Bấm nút Thao tác ở góc trên bên phải bảng.
Chọn Thêm khách.
Điền tên (bắt buộc), email, điện thoại, hạng vé và các câu hỏi tùy chỉnh nếu có.
Lưu lại. Khách sẽ xuất hiện ngay trong danh sách.

Để sửa thông tin một khách đã có, bấm biểu tượng ba chấm ở cuối hàng khách đó và chọn Sửa. Bạn cũng có thể xoá khách, mở vé online, xem trước vé, tải vé, mở dòng thời gian của khách, check-in/check-out thủ công hoặc huỷ check-in từ cùng menu này.

Dòng thời gian của khách

Dòng thời gian của khách là giao diện kiểm tra cho từng khách. Mở từ menu ba chấm trên hàng khách bằng cách chọn Dòng thời gian (biểu tượng đồng hồ). Nó giúp trả lời các câu hỏi như “email mời đã thực sự gửi đi chưa?” và “khách này đến và rời đi lúc nào?”

Hộp thoại hiển thị một thang cố định sáu bước, luôn hiển thị, mỗi bước được đánh dấu là đã hoàn thành, đang chờ, hoặc chưa được theo dõi:

Bước	Nội dung hiển thị
Đã đăng ký	Lúc khách được thêm vào.
Đã gửi email vé	Lúc email mời hoặc vé được gửi, và địa chỉ người nhận.
Đã mở vé	Luôn là “Chưa được theo dõi” (xem lưu ý bên dưới).
Đã check-in	Lúc khách check-in, và cửa họ dùng.
Đã check-out	Lúc khách check-out (chỉ thời gian, không có cửa).
Trúng thưởng may mắn	Lúc khách trúng giải, và tên giải thưởng.

Các bước đang chờ (chưa xảy ra) hiển thị dấu gạch ngang. Nếu một khách có nhiều sự kiện lặp lại, ví dụ nhiều chu kỳ check-in/check-out hoặc trúng thêm giải, một danh sách Hoạt động khác bên dưới thang sẽ hiển thị các sự kiện cũ hơn, theo thứ tự từ sớm nhất.

Mốc thời gian hiển thị theo múi giờ của sự kiện. Hộp thoại chỉ tải dữ liệu khi bạn mở, và kết quả được lưu tạm trong một thời gian ngắn.

Nhập khách hàng loạt

Khi bạn cần thêm nhiều khách cùng lúc (ví dụ danh sách từ Excel), hãy dùng trình nhập hàng loạt. Trình này có năm bước và cho phép bạn kiểm tra kỹ trước khi lưu.

Tải mẫu — Bấm nút Thao tác, chọn Nhập khách. Ở bước đầu tiên, xem kỹ bảng các cột được hỗ trợ (tên là bắt buộc; email, điện thoại, hạng vé là tùy chọn). Bấm nút tải mẫu để nhận một tệp mẫu đã có sẵn các tiêu đề cột đúng.
Tải tệp lên — Kéo thả tệp Excel (.xlsx) hoặc tệp văn bản dùng dấu phẩy (.csv) vào vùng tải, hoặc bấm để chọn tệp. Giới hạn dung lượng 5 MB và tối đa 10.000 dòng. Nếu tải thành công, hệ thống báo số dòng và số cột đọc được.
Gán cột — Hệ thống tự đoán cột nào trong tệp ứng với trường nào (hỗ trợ cả tiêu đề tiếng Việt như “Họ tên”, “Số điện thoại”, “Hạng vé”). Kiểm tra kết quả, sửa lại nếu cần. Bạn cũng có thể bỏ qua những cột không muốn nhập.
Kiểm tra dữ liệu — Hệ thống chia dòng thành hai nhóm: hợp lệ (sẽ được nhập) và có lỗi (sẽ bị bỏ qua). Mỗi dòng lỗi đều ghi rõ lý do, ví dụ email sai định dạng, hạng vé không hợp lệ, hoặc thiếu trường bắt buộc. Bạn có thể quay lại sửa tệp rồi tải lên lại.
Nhập — Bấm nút để bắt đầu. Hệ thống nhập theo từng đợt và báo tiến độ. Khi xong, bạn thấy số khách đã nhập, số bị bỏ qua và số gặp lỗi. Những dòng bị bỏ qua kèm lý do chi tiết để bạn biết cần sửa gì.

Gửi và gửi lại vé qua email

Sau khi khách đã có trong danh sách, bạn có thể gửi (hoặc gửi lại) vé qua email cho họ. Có hai cách để mở cửa sổ gửi:

Chọn nhiều khách — đánh dấu ô chọn ở đầu từng hàng (hoặc chọn tất cả), rồi bấm nút Gửi thư mời đến N khách đã chọn.
Gửi cho tất cả — bấm nút Thao tác, chọn Gửi thư mời đến tất cả.

Cửa sổ gửi hiển thị sẵn số người nhận, trong đó có bao nhiêu khách sẽ nhận vé lần đầu và bao nhiêu khách sẽ nhận vé gửi lại, để bạn dễ kiểm soát trước khi xác nhận. Bạn cũng có thể dùng các chip hạng vé ở đầu cửa sổ để thu hẹp phạm vi gửi theo một hạng vé cụ thể.

Gửi ngay hay lên lịch gửi

Trong cửa sổ gửi, bạn có hai lựa chọn:

Gửi ngay — thư được đưa vào hàng chờ và gửi đi ngay sau khi bạn xác nhận.
Lên lịch — bạn chọn một thời điểm trong tương lai, hệ thống sẽ tự động gửi đúng giờ đã hẹn. Lịch gửi có thể được huỷ trước khi đến giờ gửi nếu bạn thay đổi ý.

Khi chọn lên lịch, hãy nhập đúng ngày và giờ muốn gửi (định dạng 24 giờ). Nút Lên lịch gửi chỉ bật khi thời gian bạn chọn nằm ở tương lai. Sau khi lên lịch thành công, bạn sẽ thấy thông báo xác nhận và có thể đóng cửa sổ — việc gửi sẽ diễn ra tự động.

Chọn mẫu email

Nếu sự kiện của bạn có nhiều mẫu email lời mời, cửa sổ gửi sẽ hiển thị một dải các thẻ mẫu để bạn chọn. Mỗi thẻ cho thấy tên mẫu, dòng tiêu đề thư và ảnh xem trước. Bấm vào một thẻ để chọn mẫu đó; bấm lại để bỏ chọn và dùng mẫu mặc định.

Nếu chỉ có một mẫu, cửa sổ sẽ ghi rõ tên mẫu đang được dùng mà không cần bạn chọn.

Tên và địa chỉ người gửi

Mỗi email lời mời sử dụng tên người gửi (dòng hiển thị bên cạnh địa chỉ trong hộp thư của khách) và một địa chỉ gửi. Hai thông số này được cấu hình ở cấp sự kiện và mẫu email, không phải ở cửa sổ gửi:

Tên người gửi — ví dụ tên sự kiện hoặc tên ban tổ chức. Khách nhìn thấy tên này trước khi mở thư.
Địa chỉ gửi — bao gồm một tiền tố (phần trước dấu @) và một tên miền gửi đã được xác minh. Việc xác minh tên miền giúp email đến hộp thư chính của khách thay vì bị đánh dấu là thư rác.

Khi bạn cấu hình tên người gửi và tên miền gửi trong phần thiết lập sự kiện hoặc mẫu email, mọi thư gửi đi từ sự kiện đó (kể cả thư gửi ngay và thư lên lịch) sẽ tự động áp dụng cùng một cấu hình này.

Gửi cho danh sách lớn

Khi số người nhận từ khoảng 100 khách trở lên, thao tác gửi sẽ chạy ở chế độ nền để bạn không phải giữ mở cửa sổ:

Cửa sổ hiển thị cảnh báo số lượng lớn và yêu cầu bạn nhập đúng số người nhận vào ô xác nhận rồi mới cho phép gửi, nhằm tránh nhầm lẫn khi gửi diện rộng.
Sau khi xác nhận, hệ thống bắt đầu gửi theo từng đợt. Cửa sổ hiển thị thanh tiến độ và số lượng đã gửi trên tổng số (ví dụ “Đã gửi 320/1.200”).
Bạn có thể đóng cửa sổ trong khi đang gửi — việc gửi tiếp tục ở chế độ nền và không bị gián đoạn.
Khi gửi xong, một bảng kết quả cho thấy số đã gửi thành công và số thất bại (nếu có).

Theo dõi lịch sử gửi

Mỗi lần gửi (gửi ngay, gửi lại hoặc gửi theo lịch) đều được ghi lại vào lịch sử gửi email của sự kiện. Bạn có thể xem:

Ngày và giờ gửi, mẫu email đã dùng.
Số người nhận, số đã gửi thành công và số thất bại.
Trạng thái từng đợt: chờ gửi, đang gửi, hoàn thành hoặc đã huỷ.
Danh sách khách cụ thể trong từng đợt kèm trạng thái gửi cho từng người.

Khi mở lại cửa sổ gửi, hệ thống cũng hiển thị một dòng tóm tắt lần gửi gần nhất (ngày gửi, mẫu đã dùng, số lượng) để bạn dễ nắm bắt tiến độ.

Xem chi tiết hơn về quy trình cấp vé và các trạng thái vé tại trang Cấp vé điện tử. Để biết cách nhắc nhở khách trước sự kiện và cảm ơn sau sự kiện, xem Nhắc nhở trước sự kiện và Email sau sự kiện.

Tải vé của khách về máy

Mỗi khách có vé điện tử sẽ có một vé dạng hình ảnh (PNG) chứa mã QR. Bạn có thể tải về theo hai cách:

Tải vé một khách — mở menu ba chấm ở cuối hàng khách, chọn Tải vé. Vé mở ra trong cửa sổ mới; bạn có thể lưu lại.
Tải tất cả vé (trên trang hiện tại) — bấm nút Thao tác, chọn Tải tất cả vé. Hệ thống sẽ gói các vé thành một tệp ZIP để bạn tải về một lần.

Xuất toàn bộ danh sách khách

Khi bạn cần sao lưu, báo cáo hoặc xử lý danh sách khách ở ngoài hệ thống, hãy dùng chức năng xuất:

(Tuỳ chọn) Dùng ô tìm kiếm và bộ lọc hạng vé để thu hẹp phạm vi xuất.
Bấm nút Thao tác.
Chọn Xuất danh sách.
Tệp sẽ tự động tải về máy với định dạng bảng tính.

Các thao tác hàng loạt khác

Khi bạn đã đánh dấu chọn nhiều khách bằng ô chọn ở đầu hàng, các nút sau xuất hiện:

Gửi thư mời đến N khách đã chọn — gửi vé qua email cho nhóm đã chọn.
Xoá N khách — xoá cùng lúc nhiều khách. Một hộp xác nhận sẽ liệt kê những khách sắp xoá để bạn soát lại trước khi xác nhận.

Bước tiếp theo

Sau khi danh sách khách đã sẵn sàng và vé đã được gửi, bước tiếp theo là đảm bảo nhân viên quét vé đã được thiết lập và hướng dẫn.

Cấp vé điện tử

Hiểu rõ vòng đời vé điện tử, các trạng thái và cách khách nhận vé.

Xuất dữ liệu CSV

Tất cả lựa chọn xuất dữ liệu khách và check-in sau sự kiện.

Quản lý nhân viên

Thiết lập tài khoản và phân quyền cho nhân viên quét vé tại cửa.

0898.678.646 Zalo contact@qrs.com.vn

Liên hệ