Cấp vé điện tử cho khách
Sau khi tạo sự kiện và cấu hình cửa, bước tiếp theo là cấp vé điện tử (e-ticket) cho khách mời. Mỗi vé chứa một mã QR duy nhất mà khách sẽ dùng để check-in tại cửa.
Khách nhận vé bằng cách nào
Phần tiêu đề “Khách nhận vé bằng cách nào”Có hai cách khách mời sở hữu vé điện tử:
- Tự đăng ký — khách truy cập trang landing của sự kiện, điền thông tin và nhận vé.
- Được mời — ban tổ chức thêm khách vào danh sách mời, hệ thống tự động gửi vé qua email.
Trong cả hai trường hợp, hệ thống sẽ tạo ra một e-ticket duy nhất với:
- Một mã QR riêng biệt — dùng để quét tại cửa.
- Một số vé — mã tham chiếu dễ đọc cho khách và ban tổ chức.
Đường dẫn đăng ký để chia sẻ
Phần tiêu đề “Đường dẫn đăng ký để chia sẻ”Mỗi sự kiện đều có một đường dẫn đăng ký ngắn gọn, dễ nhớ (ví dụ một liên kết ngắn dạng văn bản thuần). Bạn copy đường dẫn này và dán vào lời mời, tin nhắn, Zalo, email, bài đăng mạng xã hội, mã QR trên banner — bất cứ đâu bạn muốn khách tiếp cận. Khi khách nhấn vào, họ được đưa thẳng đến biểu mẫu đăng ký của sự kiện đó.
Chia sẻ theo từng loại vé
Phần tiêu đề “Chia sẻ theo từng loại vé”Nếu sự kiện có nhiều loại vé (ví dụ vé VIP, vé thường, vé sinh viên), bạn có thể chia sẻ một đường dẫn riêng cho từng loại vé. Khi khách mở đường dẫn này, họ sẽ được đưa thẳng đến biểu mẫu đăng ký của đúng loại vé đó — không cần tự chọn.
Điều này rất hữu ích khi:
- Bạn gửi thư mời riêng cho từng nhóm khách (VIP nhận link VIP, sinh viên nhận link sinh viên).
- Bạn muốn đảm bảo khách điền đúng biểu mẫu tương ứng với loại vé của họ.
Khách tự đăng ký sẽ nhận được gì
Phần tiêu đề “Khách tự đăng ký sẽ nhận được gì”Khi khách tự điền biểu mẫu và xác nhận đăng ký thành công, hệ thống sẽ tự động gửi email xác nhận kèm vé điện tử đến địa chỉ họ vừa cung cấp. Email này chứa mã QR và tệp vé — giống hệt như khi bạn mời khách qua danh sách mời.
Tóm lại, khách tự đăng ký không cần bạn thao tác gì thêm: họ điền form, hệ thống tạo vé và gửi email ngay lập tức.
Email gửi vé
Phần tiêu đề “Email gửi vé”Khi vé được tạo, hệ thống gửi cho khách một email chứa:
- Tệp PDF đính kèm — vé điện tử đầy đủ với mã QR, in được.
- Link xem vé online — khách có thể mở vé trên điện thoại bất cứ lúc nào.
Khách có thể dùng vé theo hai cách:
- Mở trên điện thoại — hiển thị mã QR trên màn hình để nhân viên quét.
- In ra giấy — in tệp PDF và mang theo.
Trạng thái vé điện tử
Phần tiêu đề “Trạng thái vé điện tử”Mỗi vé có một trạng thái để bạn theo dõi tình trạng khách. Bảng dưới đây giải thích từng trạng thái bằng ngôn ngữ đơn giản:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã tạo | Vừa được tạo nhưng chưa gửi cho khách. |
| Đã gửi | Đã gửi email vé cho khách, chưa check-in. |
| Đã check-in | Khách đã quét mã QR và vào cửa thành công. |
| Đã check-out | Khách đã ra về (chỉ áp dụng khi sự kiện bật tính năng check-out). |
| Hết hạn | Vé quá hạn dùng, không còn hợp lệ. |
| Đã thu hồi | Ban tổ chức đã hủy vé, khách không được vào. |
| Vắng mặt | Vé đã gửi nhưng khách không đến. |
Bạn cần làm gì
Phần tiêu đề “Bạn cần làm gì”Vai trò của bạn ở bước này chủ yếu là đảm bảo khách nhận được vé trước khi sự kiện bắt đầu:
- Kiểm tra trang đăng ký của sự kiện đã hoạt động trên landing page.
- Thêm khách vào danh sách mời (nếu dùng hình thức mời trước).
- Xác nhận khách đã nhận email vé (yêu cầu khách kiểm tra hộp thư và thư rác).
- Nhắc khách mang theo điện thoại có mã QR hoặc bản in khi đến sự kiện.
Khi sự kiện có nhiều ngày
Phần tiêu đề “Khi sự kiện có nhiều ngày”Với sự kiện nhiều ngày, vé vẫn là một vé duy nhất nhưng lịch check-in có thể khác theo từng ngày. Bạn cấu hình lịch này khi thiết lập sự kiện. Khách chỉ cần một vé cho toàn bộ sự kiện.
Bước tiếp theo
Phần tiêu đề “Bước tiếp theo”Khi vé đã cấp cho khách, bước sau là chuẩn bị nhân viên quét vé tại cửa.