Mẫu email
Tạo và chỉnh sửa mẫu thư — bao gồm cách chèn tên khách, tên sự kiện và số liệu tham dự. Xem Mẫu email.
Email cảm ơn sau sự kiện
Khi sự kiện khép lại, bạn thường muốn gửi một lời cảm ơn đến khách mời — kèm theo một vài con số về sự kiện (ví dụ “120 trên 150 khách đã tham dự, tương đương 80%”). Thẻ Email cảm ơn sau sự kiện trong trang chi tiết sự kiện tại app.qrs.com.vn giúp bạn làm việc này tự động: bạn chỉ cần chọn mẫu, đặt giờ gửi và những ai sẽ nhận, hệ thống lo phần còn lại.
Mỗi khách sẽ nhận một thư riêng, kèm một liên kết hủy nhận thư ở cuối để họ tự ngừng nhận email nếu muốn.
Thư này được gửi khi nào
Phần tiêu đề “Thư này được gửi khi nào”Bạn chọn một giờ gửi cụ thể cho thư cảm ơn. Hãy chọn một thời điểm sau khi sự kiện kết thúc — ví dụ sáng hôm sau, hoặc đầu tuần kế tiếp. Khi đến giờ đã đặt, hệ thống sẽ tự động gửi thư đến toàn bộ khách nằm trong danh sách nhận.
Các mục cần cấu hình
Phần tiêu đề “Các mục cần cấu hình”1. Chọn mẫu thư
Phần tiêu đề “1. Chọn mẫu thư”Bạn chọn một mẫu thư từ danh sách các mẫu đã tạo cho sự kiện. Nội dung mẫu có thể chèn tự động các thông tin như tên khách, tên sự kiện, địa điểm và đặc biệt là các con số tham dự (số khách đã vào, tổng khách, tỷ lệ phần trăm) — nhờ vậy mỗi thư được cá nhân hóa mà bạn không phải soạn thủ công.
Nếu bạn chưa có mẫu nào, hệ thống sẽ nhắc bạn tạo mẫu trước. Xem hướng dẫn tạo và quản lý mẫu tại Mẫu email.
2. Đặt giờ gửi
Phần tiêu đề “2. Đặt giờ gửi”Bạn chọn ngày và giờ cụ thể mà thư sẽ được gửi. Giờ bạn đặt được hiển thị theo múi giờ của sự kiện để bạn không bị nhầm lẫn khi sự kiện và khách ở các múi giờ khác nhau.
3. Lọc theo hạng vé
Phần tiêu đề “3. Lọc theo hạng vé”Mặc định, thư được gửi cho mọi hạng vé. Nếu bạn chỉ muốn cảm ơn một nhóm cụ thể — ví dụ riêng hạng VIP, hoặc riêng khách mua vé thường — bạn chọn hạng vé tương ứng. Khách thuộc các hạng khác sẽ không nhận thư này.
4. Có kèm khách vắng hay không
Phần tiêu đề “4. Có kèm khách vắng hay không”Đây là tùy chọn chỉ có ở email sau sự kiện và quyết định độ rộng danh sách nhận:
- Bật (mặc định) — thư cảm ơn được gửi cho toàn bộ khách trong sự kiện, bao gồm cả khách đang ở trạng thái chờ (chờ xác nhận, chờ chỗ, hoặc chưa được gửi thư mời).
- Tắt — thư chỉ được gửi cho những khách mà thư mời đã được gửi. Những khách chưa được gửi thư mời sẽ không nhận thư cảm ơn.
Bạn có thể xem tùy chọn này như một cách hỏi thăm nhẹ nhàng với những khách chưa tới.
Số liệu tham dự trong thư
Phần tiêu đề “Số liệu tham dự trong thư”Khi gửi, hệ thống tự đếm tại thời điểm đó:
- Số khách đã check-in — những người thực sự vào cửa.
- Tổng số khách — toàn bộ vé đã phát hành cho sự kiện.
- Tỷ lệ tham dự — phần trăm (ví dụ “80%”).
Ba con số này được chèn vào thư (nếu mẫu của bạn có dùng chúng) và cũng xuất hiện trong thư mặc định. Để xem chi tiết hơn về các con số này và cách chúng được tính, xem Phân tích check-in.
Bật, tắt, gửi lại
Phần tiêu đề “Bật, tắt, gửi lại”Một dãy nút ở cuối thẻ cho bạn kiểm soát trạng thái gửi:
| Nút | Tác dụng |
|---|---|
| Áp dụng | Lưu cấu hình bạn vừa chỉnh (mẫu, giờ gửi, hạng vé, tùy chọn khách vắng). |
| Bật | Kích hoạt tính năng — thư sẽ được gửi đúng giờ đã đặt. |
| Tắt | Tạm dừng — thư sẽ không được gửi cho đến khi bạn bật lại. |
| Gửi lại | Gửi lại một đợt mới sau khi đã gửi thành công (ví dụ bạn sửa mẫu và muốn khách nhận bản mới). |
| Thử lại | Gửi lại nếu đợt gửi trước bị lỗi. |
| Gửi thử | Mở hộp thoại để bạn chọn một khách mời bất kỳ và nhập hộp thư người nhận. Bản xem trước được render với tên và hạng vé của khách đó, cùng số liệu tham dự thật (đã check-in / tổng / tỷ lệ) — chính xác như khách sẽ nhận — và được gửi đến hộp thư bạn vừa nhập. Chỉ khả dụng sau khi đã lưu mẫu. |
Trạng thái hiện tại của tính năng luôn hiển thị bằng một nhãn nhỏ ở góc thẻ:
- Đang tắt — tính năng chưa bật.
- Đã lên lịch — đã đặt giờ và đang chờ đến giờ gửi.
- Đang gửi — hệ thống đang gửi thư cho khách.
- Đã gửi — đợt gửi đã hoàn tất.
- Lỗi — đợt gửi gặp vấn đề, cần bấm Thử lại.
Thiết lập lần đầu
Phần tiêu đề “Thiết lập lần đầu”- Mở sự kiện tại app.qrs.com.vn, tìm thẻ Email cảm ơn sau sự kiện.
- Chọn một mẫu thư trong danh sách. Nếu chưa có mẫu, bấm nút tạo mẫu mới và soạn nội dung trước.
- Chọn ngày và giờ gửi — nên là thời điểm sau khi sự kiện kết thúc.
- (Tuỳ chọn) Chọn một hạng vé cụ thể nếu chỉ muốn gửi cho nhóm đó, để mặc định nếu muốn gửi cho tất cả.
- Quyết định có kèm khách vắng hay không (mặc định là có).
- Bấm Áp dụng để lưu cấu hình.
- Bấm Bật để kích hoạt. Nhãn trạng thái sẽ chuyển sang “Đã lên lịch”.
Lưu ý quan trọng
Phần tiêu đề “Lưu ý quan trọng”- Thử trước khi gửi thật — đặc biệt khi bạn vừa chỉnh sửa mẫu. Nút Gửi thử giúp bạn bắt lỗi chính tả, sai thông tin hoặc số liệu hiển thị không như ý trước khi thư đến hàng trăm khách.
- Mỗi khách chỉ nhận một thư — hệ thống tránh gửi trùng lặp, nên dù bạn bật/tắt nhiều lần thì một khách vẫn chỉ nhận đúng một thư cho mỗi lần bạn bấm Gửi lại.
- Khách có thể tự hủy nhận thư — mỗi thư kèm liên kết hủy; bạn không cần lo ngại về việc gửi thư không mong muốn.
- Số liệu tính tại giờ gửi — nếu sự kiện của bạn cho phép khách vào lại và một số khách check-in trễ, tỷ lệ tham dự trong thư có thể khác đôi chút so với con số bạn nhìn thấy ngay lúc đặt cấu hình.
Bước tiếp theo
Phần tiêu đề “Bước tiếp theo”Phân tích check-in
Hiểu rõ hơn về các con số được chèn vào thư cảm ơn. Xem Phân tích check-in.